محل تبلیغات شما

جهان مدیریت



در همه پروژه‌ها فاز شروع، فاز اولیه پروژه است، جایی که یکی از واحدهای سازمانی برای بهبود کسب و کار انتخاب می‌شود، و حوزه‌های پروژه مشخص شده، پایه‌ریزی شده و در نهایت پروژه آغاز می‌گردد.

از این نقطه، فازهای درک خلاقیت، توسعه و پیاده‌سازی مورد استفاده قرار می‌گیرند تا تک تک زیر پروژه‌های پروژه را راهنمایی کرده و این اطمینان حاصل شود که تمامی زیر پروژه‌ها از یک شیوه یا چارچوب یکسان پیروی می‌کنند.

در طول مراحل نهایی پروژه، تیم پروژه، باید کار خود را تا درک ارزش یا سود مورد انتظار توسط سازمان ادامه دهد تا این اطمینان حاصل گردد که مرحله گذار از یک پروژه به عملیات عادی کسب و کار  اتفاق افتاده است. این مرحله پروژه را، از حالت پروژه‌ای صرف خارج کرده و آن را به عملکردی پایدار تبدیل خواهد کرد.

در طول کل پروژه باید به عناصر حیاتی» شامل مدیریت پروژه، مدیریت تغییر افراد و رهبری مورد قبول افراد توجه داشت. بدون وجود این عناصر حیاتی در پروژه، ریسک پروژه به صورت مشخصی افزایش خواهد یافت.

هر چارچوب که توسط سازمان اتخاذ شود لازم است که به قدر کافی نسبت به ساختار سازمان انعطاف‌پذیر و جامع باشد تا هر کدام از زیر پروژه‌ها، با برنامه‌ها و شیوه‌های سازمانی مطابقت داشته باشد. چارچوب ارائه شده توسط جستون- نلیس علاوه بر اینکه نشان می‌دهد کارها چگونه باید در هر فاز انجام شوند، ارتباط میان فازها را هم بیان می‌کند.

چارچوب ۷FE به چهار F با گروه بندی  ده مرحله ای و سه E به عنوان ضرورت اشاره دارد. چهار F به بنیان‌ها (مبانی)، یافته ها و راه حل، تحقق (اجرا) و بعد آتی یا آینده به شرح ذیل مربوط می باشد که ده مرحله را گروه بندی می کنند.

  1. بنیان‌ها (مبانی): نوع پروژه BPM تعیین خواهد کرد که چقدر نیاز به برنامه‌ریزی جهت همسویی به راهبرد و توجه به معماری فرایند در سازمان است اما باید توجه شود اغلب پروژه‌ها از مرحله راه‌اندازی شروع می‌شوند. بنیان هر پروژه از این سه مرحله تشکیل شده است،
  2. یافته ها و راه حل: تجزیه و تحلیل‌های فرایندی و نتایج و یافته‌های حاصل از آن در مرحله درک انجام می‌شود که متناسب با راهکارهای مرحله ابتکار است.
  3. تحقق (اجرا): راهکارها پیاده‌سازی شده و توسعه می‌یابند. در این مرحله افراد (کارکنان) نیز درگیر می‌شوند.
  4. بعد آتی یا آینده: پروژه از وضعیت پروژه به فعالیتهای متداول کسب و کار باید تبدیل شود. این کار با انجام مراحل تحقق یافتن ارزش و عملکرد پایدار صورت می‌گیرد. این دو مرحله ضامن تکرارپذیری و نهادینه سازی پروژه‌های فرایند و بهبود فرایند در سازمان می‌باشند.

مراحل چارچوب ۷FE:

در اینجا به اختصار ده مرحله چارچوب شرح داده می‌شود:

  1. راهبرد سازمان

  2. درک و انتظار سهامداران و مدیر ارشد سازمان از اجرای پروژه چیست؟ آیا به دنبال نتایج کوتاه مدت می‌باشند یا به دنبال سود بلند مدت هستند؟

شناخت اعضای تیم پروژه BPM از استراتژی سازمان، مأموریت، اهداف و ت‌های سازمان باید کامل باشد. آنها باید بدانند اهداف راهبردی سازمان چیست تا بتوانند همسو با جهت‌گیری سازمان پروژه را اجرا کنند.

راهبرد بواسطه فرایندها و از طریق بکارگیری افراد درون و بیرون سازمان پیاده‌سازی می‌شود. سازمان‌ها معمولاً راهبردهای خوبی تدوین می‌کنند اما در پیاده‌سازی با مشکل موجه هستند به گونه‌ای که بر اساس تحقیقات انجام شده، تنها ۱۰% راهبردهای تدوین شده، پیاده‌سازی می‌شوند! برای پیاده‌سازی راهبردها نیاز به یک ابزار قوی است. این ابزار همان فرایندهای سازمان می‌باشند.

بنابراین راهبرد سازمان علاوه بر تمام افراد درگیر پروژه باید با مدیریت و کارکنان سازمان نیز به اشتراک گذاشته شود  و با فرهنگ سازمان یکپارچه شود. یکی دیگر از مواردی که ضرورت شناخت راهبرد از سوی تیم پروژه را آشکار می‌کند اینست که باید از محدوده و جهت‌گیری پروژه در همسویی با راهبرد و افزایش ارزش به آن اطمینان یافت.

توجه شود در این پروژه فرآیندها به تنهایی هدف سازمان نیستد بلکه ابزاری جهت تحقق اهداف سازمان‌اند.

۲.      معماری فرآیند

معماری فرایند سازمان چارچوبی است با استفاده از برخی اصول، خطوط راهنما و علائم مدلسازی، تمام فعالیتها و عناصر سازمان را با راهبرد سازمان همسو می‌کند. در معماری فرایند، با طراحی نقشه‌ای از راهبرد سازمان، ‌افراد، فرایندها، فنآوری اطلاعات، گردش داده‌ها و سایر ابعاد و خصوصیات سازمان در جهت نیل به اهداف سازمان همسو می‌شوند.

بنابراین با کمک قع معماری فرآیند زمینه طراحی و درک فرآیندهای اولیه BPM ایجاد می‌شود و فرآیند،  IT و معماری کسب و کار با راهبرد سازمان تطبیق داده می‌شوند. معماری فرایند به عنوان مرجعی قرار می‌گیرد که فعالیتها با آن سنجیده می‌شوند.

  1. راه‌اندازی

راه‌اندازی شامل سه قدم اصلی است:

  1. تعیین نقطه شروع. سخت‌ترین قسمت کار تعیین نقطه شروع است که برای آن باید از سازکارهای ویژه‌ای استفاده نمود.
  2. انتخاب فرایندها و تعیین اهداف مورد توافق فرایندی. برای انتخاب فرایند، شاخص‌های اولویت بندی از اهمیت خاصی برخوارند. بنابراین در انتخاب شاخص‌های اولویت‌بندی فرایندها دقت بیشتری داشته باشید. . اهداف فرآیندها باید با راهبرد سازمان و معماری فرآیند همسو و منطبق شوند تا اطمینان حاصل شود که آنها در راستای بهبود یا افزودن ارزش به سازمان هستند.
  • شروع پروژه و استقرار فرایند منتخب. در این قدم ساختار پروژه، ‌محدوده انجام کار، مزایا و منافع کسب و کاری و سهامدار ی مشخص می‌شود.

اگر مطالعات امکان‌سنجی نشان دادند که پروژه سودآوری لازم را دارد، بخش اول پروژه می‌بایستی آغاز گردد. این بخش شامل برنامه‌ریزی پروژه، تامین منابع، هزینه‌یابی، تعریف حوزه ابتدایی و…است.

اولویت‌ بندی فرآیندها برای فاز شناخت

  1. درک

در ابتدا باید درک کافی از وضع موجود و محیط فرایندهای کسب و کار وجود داشته باشد، شاخص‌های سنجش فرایند اصلی را تعیین نمود و هزینه‌ها را پیش بینی کرد سپس به تجزیه و تحلیل ریشه‌ای علل پرداخت و دستاور‌های کوتاه مدت و زود هنگام پروژه را شناسایی کرد. دستاور‌های کوتاه مدت و زود هنگام پروژه مبنای تداوم پروژه قرار خواهند گرفت. با درک و شناخت فرآیندهای موجود سازمان در این مرحله، زمینه تغییر نیز ایجاد می‌شود.

  1. ابتکار

این مرحله، مرحله خلاق است که تیم پروژه و سهامداران داخلی و خارجی را شامل می‌شود. در این مرحله بهترین گزینه از طریق طراحی معیارهای مناسب انتخاب می‌شود تا در سریع‌ترین حالت ممکن دستاورد حاصل شود.

  1. توسعه

در این مرحله باید برای پیاده‌سازی آماده شوید. تمام عناصر مورد نیاز پیاده‌سازی، تست نرم‌افزار، سخت افزار وزیرساخت  اعم از ساختمان، تجهیزات کامپیوتری، منابع مورد نیاز جهت اجرلی برنامه تعییر و … باید آماده شود.

  1. افراد (کارکنان)

باید اطمینان حاصل شود که افراد همراستا با این مسیر حرکت می‌کنند و کارایی و اثربخشی لازم را دارند. درواقع فعالیت‌ها، نقش و عملکرد افراد همراستا با راهبرد سازمان و اهداف فرایند باشدو بنابراین لازم است عملکرد افراد در طی مسیر و فرایند و همچنین اثرگذاری آنان در میزان تحقق اهداف سنجیده شود. توجه نمایید مهمتر از خودکارسازی فرایندها، عملکرد فرایندهاست که خود نتیجه اجرای فرایندها توسط افراد می باشد.

  1. پیاده‌سازی

حال فرایندهای جدید اجرا می‌شوند، ‌شرح شغل‌های جدید اجرا شده و آموزش‌ها داده می‌شوند. ارزیابی و مدیریت عملکرددر این مرحله انجام می‌شود. پس از اجرای این دو مرجله اساسی دیگر باقی می‌ماند.

  1. تحقق یافتن ارزش‌ها

پس از پیاده‌سازی گزارشی باید تهیه کرد تا اطمینان حاصل شود نتایج و منافع مورد انتظار در پروژه به دست آمده و پس از این است که سازمان امکان سرمایه‌گذاری بیشتر جهت تداوم و استمرار در اجرای پروژه را دارد. بنابراین منافع تجاری پروژه مشخص می‌شود.

  1. عملکرد پایدار

سازمان برای اینکه همیشه در حالت بهینه فعالیت کند و پایین تر از این سطح قرار نگیرد نیازمند اینست که بهبود مستمر داشته باشد:

  1. در طول زمان محیط کسب و کار مدام در حال تغییر است.
  2. فرایندها یک چرخه حیات دارند که پس از آن باید به طور مستمر بهبود یابند.

سه اام یا اصل چارچوب ۷FE:

  1. مدیریت پروژه.

پروژه BPM یک پروژه پیچیده است و نیاز دارد تا فردی با مهارت و توانمندی بالا این پروژه را مدیریت کند تا بتوان به نتیجه به دلخواه دست یافت. نتایج و دستاوردهای مدیریت پروژه ممکن است صرفاً از طریق نرم‌افزار یا یک مدیر پر پروژه کسب و کار معمولی محقق نشود.

  1. مدیریت تغییر افراد.

یکی از دلایل شکست در پروژه‌های BPM عدم توجه به اصل مدیریت تغییر افراد است.در طی اجرای پروژه مراحل مختلفی سیر شده و ایده‌های بهبود طراحی شده‌اند حال اگر این ایده‌ها و طرح‌ها بهبود توسط افراد اجرا نشوند، پروژه با شکست مواجه خواهد شد. در این مرحله به باور و رشد افراد باید توجه ویژه‌ای کرد. همر میگوید: ارائه ایده، بخش آسان کار است،‌ دشواری در اجرای آن‌هاست . جایی که این اصلاحات از بین می‌رود … ». مشکل افتاد درچاله و چاه‌هایی است که توسط افراد سازمان ایجاد شده است.

  1. رهبری.

پشتیبانی و حمایت مدیریان ارشد کلید موفقیت اجرای تغییر فرایندهاست. درک بالای مدیران موفق منجر له تعهد و توجه ویژه آنان نسبت به اجرای پروژه BPM در سازمان می‌شود. اهمیت حمایت مدیران ارشد تا جایی است که کین[۱] آن را مهمتر از جزئیات برنامه تغییر می‌داند.

[۱] Keen

برای مطالعه بیشتر اینجا را کلیک کنید.

https://jahanmodir.com/bpms-bpm-software/



سمینار مدیریت فرایند و سیستمی‌سازی کسب وکار

در این سمینار شرکت کنندگان

ابتدا از آماده سازی کارکنان و مدیر ارشد و تکنیک‌ها مرتبط صحبت می‌شود
گامهای اجرایی جهت شناسایی رویه‌هآ و فرایندها و استقرار BPM به صورت عملی و کاربردی بیان می‌شود.
با مرجع کامل الگوبرداری و الگوها مطرح جهانی آشنا می‌شوید.
نحوه طراحی وضع مطلوب را خواهید آموخت.
با طراحی سیستم‌ها کسب وکار آشنا می‌شوید.
بهترن زمان شروع به سیستمی‌سازی کسب و کار را می‌آموزید.
درپایان سمینار می‌دانید:
ضرورت مدیریت فرایندهای مدیریت فرایندهای کسب و کار چیست؟
با اجرای مدیریت فرایندهای کسب و کار چه نتایجی به دست خواهید آورد؟
گام‌های اجرایی استقرار BPM را برای سازمان و یا کسب کارتان چیست؟
چه طور با الگو برداری از بهترین‌های دنیا سریع‌تر از سایر رقبایمان رشد کنیم؟
چه زمانی سیتمی‌سازی را شروع کنیم و چه طور این کار را انجام دهیم؟
با تمام نیازمندی‌ها و ابزارهای لازم در این مسیر آشنا می‌شوند.
آیا  در سازمان‌تان با مشکلات مواجه هستید؟
دوباره‌کاری، استفاده از فرم‌های از رده خارج، گزارش‌گیری‌های متعدد، تولید مستندات و گزارش‌های بدون استفاده، نیاز به امضاءهای متعدد و مختلف در انجام کارها، تولید اطلاعات بیشتر از نیاز، پراکندگی در مستندات و نیاز به جستجوی زیاد برای استفاده از آن‌ها، عدم هماهنگی بین واحدها، اتلاف زمان و ….

با حضور دراین سمینار امکان دریافت چند EBOOK و ویدئوی رایگان را خواهید داشت !!
ما این مراحل را در چندین سازمان و شرکت با ابعاد مختلف طی کرده ایم. سازمان ها با صرف هزینه های بسیار اندک در مقایسه با روش های گران قیمت رایج به موفقیت های چشمگیرتری دست یافته اند.

https://jahanmodir.com/bpms-bpm-software/


قابلیت‌های BPMS ایده آل چیست؟
BPMSها در سازمان‌ها باید مورد توجه قرار گیرند به عنوان یک:

–        رویکرد مدیریتی

–        تکنولوژی نرم افزاری

–        روش توسعه یافته سیستمی

–        الگوی یکپارچه سازی کاربرد های سیستمی

 
BPMSهای مختلف قابلیت‌های متفاوتی اما یک BPMSایده‌آل باید حداقل قابلیت‌های زیر را داشته باشد:
۱.      بهینه سازی استراتژیک تعریف فرآیندهای کاری با توجه به فرصت‌های جدیدی که برای کسب و کار به وجود می آید.

۲.      پیاده سازی و تکمیل بهنگام فرآیندهای کاری و تخصیص موثر منابع به فرآیندها، امری بسیار مهم بوده و دومین هدف به شمار میرود.

۳.      توجه به نظارت ارزیابی فرآیندهای کاری؛ با این هدف که مشخص شود اهداف استراتژیک کسب و کار تا چه حد به صورت موثر تحت پوشش قرار گرفته است.

۴.      کیفیت و هزینه (شامل زمان و منابع مورد استفاده )در فرآیندهای کاری که تاثیر زیادی بر ماهیت تجارت سازمان بر جای میگذارد.

۵.      نمونه فرآیندهای کاری باید به گونه‌ای باشد که اگر یکی از نمونه‌ها در هنگام اجرا دچار مشکل شد، بقیه فرآیندها بتوانند به کار خود ادامه دهند.

۶.      فرآیندهای کاری توسط ترکیبی از انسان و ماشین انجام میشود، بنابراین ممکن است زمان انجام فرآیند از چند ثانیه تا چند ماه طول بکشد.

 

جایگاه BPMS در سازمان‌ها
سیستم‌های خبره بخش خاصی از فعالیت های یک واحد سازمانی را مکانیزه کرده و تقریبا نگاه عمودی دارد.در مقابل سیستم‌های خبره، BPMS کل فرآیندهای سازمان را مکانیزه نموده و نگاه افقی،  در مکانیزاسیون دارد .وجود BPMS  درکنار آنها خلاء بین سیستم های خبره را به منظور مکانیزاسیون سایر BPMS فعالیت‌ها و فرآیندهای سازمان پر خواهد نمود.

منبع : جهان مدیریت 

https://jahanmodir.com/bpms-bpm-software/


 

آشنایی کامل با مشکلات و ریسک های اجرای BPM نیمی از مبارزه ای است که باید برای پیاده سازی یک پلتفرم BPM شروع  نمایید. در این مطلب برخی از بزرگترین خطر های اجرای BPM از نقطه نظر چند تن از صاحب نظران گردآوری شده است.
از یک دیدگاه می توان ریسک ها را در 3 قسمت  اصلی طبقه بندی نمود:


•    افراد: عامل کلیدی ، مدیریت تغییر است. بدون حمایت افراد، شکست حتمی خواهد بود.
•    تکنولوژی: محصول مناسب در این رابطه نقش مهمی دارد. چابکی، انعطاف پذیری و مقرون به صرفه بودن آن نیز مهم است.
•    اجرای اول: مدیریت پروژه برای کاهش این ریسک مهم است. اولین اجرا باید موفق باشد.

توصیه ای که توسط کارشناسان برای کاهش این 3 مورد از ریسک های اجرای BPM ارائه شده است، انجام اقدامات مختصر و سریع، به جای پیکربندی یک پروژه عظیم و چند ماهه و صرف مقدار هنگفتی پول است. یک پروژه کوچک را به همراه یک ابزار مبتنی بر ابر و یک سرمایه گذاری کوچک، برنامه ریزی و اجرا نمایید و سپس نتایج را به سرعت نشان دهید. به این ترتیب برای چرخه های بعدی اسپانسر و حامی خواهید داشت. و مجدداً نتایج بیشتری ارائه خواهید داد، اما همچنان باید این کار را به سرعت انجام دهید.
از یک ابزار گردش کار ابری استفاده کنید که 4 مرحله اصلی BPM را پیاده سازی نماید: مدل سازی، استقرار و اتوماسیون (با یک کلیک و بدون کدگذاری)، اندازه گیری (با استفاده از KPI ها) و بهبود فرآیند. همچنین بتواند یک کتابخانه فرآیند آماده برای استفاده رایگان ارائه دهد. به این ترتیب این امکان را دارید که یک الگوی گردش کار را که برای سایر شرکت ها نیز مفید خواهد بود، تهیه نموده، آن را با نیازهای خود سازگار کرده و تنها طی چند دقیقه استفاده از آن را شروع کنید. این امر به شما امکان می دهد تا بدون هیچ سرمایه گذاری کلانی، این مراحل کوتاه و سریع” را انجام دهید و متناسب بودن این فناوری را به اثبات برسانید. به این ترتیب افراد درگیر می شوند و اولین استقرار BPM  به سرعت نتایج را نشان خواهد داد.
 
پلتفرم های BPM سنتی پیش از رایانش ابری، معمولاً از اجرای آبشار پیروی می کنند. در سازمان های بزرگ هر مورد از پرونده های کسب و کار در خلال تهیه و اجرا از طرق سنتی، می تواند ماه ها و حتی سال ها به طول انجامد. تازه واردها در هر بازاری، از جمله بازار BPM، غافلگیرانه و گنگ به نظر می رسند. بنابراین صرف زمان طولانی برای رسیدن به راه حل، یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM بوده و می تواند این طور القا نماید که راه حل برای هدف مناسب نیست. یعنی باید کنار گذاشته شود و یا با صرف هزینه ای مضاعف، دوباره انجام شود.
البته شرکای ادغام سیستم های شما با خوشحالی می توانند هرگونه کنترل تغییر را در طول پروژه انجام دهند، اما این هم هزینه در بر خواهد داشت- در حقیقت بیشتر ادغام کننده های سیستم، قیمت های اولیه را پایین آورده و برای افزایش سودآوری پروژه به کنترل تغییرات در اواسط پروژه تکیه می کنند. بنابراین اتلاف پول یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM است که می تواند حیات سازمان را به خطر بیاندازد.
بخش های دولتی نیز سابقه شکست را دارند. به این دلیل که آنها به دنبال مقابله با بزرگترین، پیچیده ترین و دور از دسترس ترین چالش ها، مانند اتوماسیون سازی یک سیستم جدید خدمات اجتماعی هستند. بنابراین یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM که پروژه ها معمولا به دلیل آن ناکام می‎مانند، پیچیدگی زیاد است.
خوشبختانه، امروزه نرم افزار BPM مبتنی بر ابر پدیدار شده است و طیف وسیعی از ابزار وجود دارند که می توانید به کمک آنها سریع گردش کار بسازید، سریع شکست بخورید و پیشرفت کنید. این ابزار هزینه کمی دارند، پیوندها و ارتباطات طاقت فرسا ندارند، ادغام آنها آسان است و اگر کارها به خوبی پیش نرود، خارج شدن از آنها آسان خواهد بود.
در مقابل ریسک های اجرای BPM به سمت کاربر نهایی و توانایی آنها در بیان فرآیندهای کسب و کار خود و بهبودهایی که نیاز دارند، تغییر پیدا کرده است. با این حال این موارد نیز می توانند در پلتفرم های مدرن که تغییر در محیط های زنده را تقبل می‎کنند، کاهش پیدا کرده و به سازمان اجازه دهند که به طور مداوم بیاموزد و بهبود یابد.
با توجه به نرخ تغییر پرشتاب در دنیای کسب و کار، نیاز به داشتن مزیت رقابتی اکنون بیش از هر زمان دیگری اهمیت دارد. یک نرم افزار مدیریت فرآیند کسب و کار می تواند به شرکت ها کمک کند تا با ساده سازی و خودکار کردن فرآیندهای مهم و حیاتی کسب و کار، یک مزیت رقابتی برای خود ایجاد کنند.
هدف کلی راه حل  BPMانتقال استراتژی به افراد و اجرای مبتنی بر فناوری، با سرعت زیاد و با ریسک حداقل است. هنگامی که شما یک راه حل BPM را در استراتژی کسب و کار خود پیاده سازی می کنید، سه مزیت اصلی وجود دارد که مدیریت فرآیند می‎تواند با پیاده سازی موفق و با اجتناب از ریسک‎های اجرای BPM به سازمان ارائه دهد.
 
•    بهبود مدیریت فرآیند: بسیاری از سازمان ها هنوز هم فکر می کنند که می توانند تولید ناب و شش سیگما را در همه جا اعمال نمایند. اما این راه حل در هر شرایطی عملی نیست. در دنیای دیجیتالی ما مناطقی وجود دارد که شما آنها را به کمک تکنولوژی هدایت نموده و در آنها اتوماسیون سازی را پیاده می‎کنید. همچنین مناطقی دیگر وجود دارند که می‎توانید روش های سنتی خود را با محوریت افراد (مانند شش سیگما) در آنها امتحان نمایید. بسیاری از مناطق نیز وجود دارند که می‎توانید هر دو شیوه را در آنجا با هم ترکیب نمایید. این مناطق شامل فرآیندهایی هستند که نیاز به نوآوری دارند و نرم افزار BPM می تواند با انتخاب رویکردهای مناسب برای فرآیندهای خاص، به شما در عملکرد موفق در این مناطق کمک نماید.


•    به شما کمک می کند تا بر آنچه اهمیت دارد متمرکز شوید: طبق گفته پیتر شوف، سردبیرcom ، مطالعات و تحقیقات نشان می دهند که یک شرکت فقط با استفاده از 15 تا 20 درصد از فرآیندهای خود رقابت می کند. بیش از 80 درصد فرآیندهای اصلی هستند که باید آنها را داشته باشید و انجام دهید. اما ممکن است آنها تنها در سطح متوسط صنعت فعالیت نمایند. بنابراین یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM می تواند از دست دادن مناطق رقابتی باشد. شوف پیشنهاد می کند فعالیت های نوآوری و بهینه سازی خود را بر آنچه مهم است، یعنی همان 15 درصد از فرآیندها که تأثیر بالایی دارند متمرکز نمایید. نرم افزارBPM  با ارائه شفافیت لازم در مورد عملکردهای یک سازمان و ابزارها و رویکردهای خاص مرتبط، به ایجاد تمرکز مناسب کمک می نماید.

•    هر پیشرفتی در کسب و کار را حفظ می کند: از نظر شوف جنبه سوم این است که BPM به پایداری بهبودها و پیشرفتها کمک می نماید. یک راه حل BPM مبتنی بر ارزش، حاکمیت صحیحی را در مورد همان 15 درصد از فرآیندها به کار می گیرد. به طوری که بتوانید: آنها را مرتبا دنبال کنید، 2. بفهمید که چه زمانی اقدامات اصلاحی را شروع نمایید و 3. تصمیم بگیرید که چه زمانی نیاز به بهبودهای بعدی دارید. به این ترتیب هر آنچه که به دست آورده اید پایدار هستند. نرم افزار BPM ابزار و روش های مختلفی را برای تهیه این نوع حاکمیت مطلق بر فرآیند فراهم می نماید.
 
یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM ناچیز شمردن دامنه پیچیدگی فرآیندهای کسب و کار است. برای کاهش این ریسک، بهتر است برای هر تغییر یک لیست مرجع داشته باشید و یک کتابخانه برای نسخه های جدید موجود در پلتفرم در نظر بگیرید. چرا که بسیاری از کسب و کارها ممکن است یکسان به نظر برسند؛ اما در عمل متفاوت خواهند بود.
 
از دیدگاهی دیگر از جمله بزرگترین ریسک های اجرای BPM ، می‎توان به 5 مورد زیر اشاره نمود:

•    از دست دادن درد کسب و کار: مهمترین دلیل سرد شدن” پروژهBPM و یکی از ریسک های اجرای BPM ، گم کردن درد اصلی کسب و کار است. بر خلاف پروژه های فناوری اطلاعات که در آنها ایجاد یک برنامه کاربردی با قابلیت های زیاد” کافی است، یک پروژهBPM  باید درد اصلی کسب و کار را شناسایی و برطرف نماید. اگر بخش مالی هنوز نیاز به صرف همان مدت زمان برای پر کردن یک فرم الکترونیکی” (به جای یک فرم کاغذی) دارد، یا اگر مدت زمان گردش کار کاهش نیافته است، در این زمان است که اصطلاحا گفته می شود پروژه سرد خواهد شد.

•    تلاش در جهت استفاده از نرم افزار BPMS برای چیزی که برای آن طراحی نشده بود: وسوسه تلاش برای استفاده از نابغه های BPMS برای ایجاد یک اپلیکیشن نامرتبط به گردش کار (مانند ایجاد دفتر ثبت قرارهای ملاقات یا یک موتور جستجو) بسیار خطرناک بوده و مورد دیگری از ریسک های اجرای BPM محسوب می شود. 90٪ از توسعه نرم افزار به هیچ وجه زمان نمی برد. نوابغ توسعه دهندهBPMS گردش کار را به سرعت و به راحتی ایجاد می کنند. اما 10٪ آخر آن می تواند برای همیشه طول بکشد. این اتفاق زمانی می افتد که شما سعی می کنید عملکردی را اجرا نمایید که در نرم افزار BPMS تعبیه نشده باشد. یک نشانه خوب از شروع این مشکل زمانی است که توسعه دهندگان شروع به افتتاح Visual Studio می کنند که چیزی کوچک بنویسند”. بیشتر قابلیت های سفارشی مهم نیستند و می توان از آنها اجتناب کرد.
 
•    تغییرات چپ و راست: همه ما قبلاً در چنین شرایطی بوده ایم که همه از روند کار راضی هستند و بر این عقیده اند که فقط به چند ترفند کوچک نیاز دارند . اینجاست که یکی دیگر از ریسک های اجرای BPM اتفاق می افتد. موافقت با درخواست‎های مورد نظر افراد مختلف، باعث تاخیر در تحویل و اشکالات اضافی خواهد شد و در نهایت پروژه دیگر نمی تواند به حیات خود ادامه دهد.
 
•    پیش نیازها موجود نیستند: ایجاد گردش کار حتی برای سناریوهای پیچیده، برای نوابغ BPM به هیچ وجه زمان نمی برد. امروزه همه چیز توسط توسعه دهندگان انجام می شود. به همین دلیل وقتی پروژه به دلیل چیزهایی که خارج از کنترل ما هستند متوقف می گردد بسیار ناامید کننده خواهد بود. اینها مواردی هستند که باید حتی قبل از شروع کار گردش به پایان برسند و از قلم افتادن هر یک می‎تواند یکی از ریسک های اجرای BPM محسوب گردد:
نصب: تکمیل نشدن نصب به درستی / از بین رفتن یک جزء / از بین رفتن یک بسته سرویس و غیره.
امنیت: سرپرست سیستم دسترسی همه را به سرور پایگاه داده / سرور خارجی / ftp / دستگاه محلی را مسدود کرده است.
ادغام: دسترسی به سرور از راه دور وجود ندارد / سرویس وب مشتری آماده نیست / اپلیکیشن مسدود شده است.
 
•    پذیرش کاربر: پروژه های BPM نحوه عملکرد یک سازمان را تغییر می دهند. آنها نحوه کار کارمندان را نیز تغییر می دهند. مردم دوست ندارند تغییر کنند (به دلیل نگرانی در مورد ناشناخته ها، نگرانی برای از دست دادن شغل، اعتبار و قدرت خود).
فناوری جدید کارمندان مسن تر را می ترساند (آیا جای من به یک سیستم خودکار داده خواهد شد). موفقیت یک پروژهBPM تحت تأثیر سرعت پذیرش فناوری جدید و روش کار توسط کارکنان است. بنابراین یکی دیگر از بزرگترین ریسک های اجرای BPM را می توان مربوط به افراد دانست و برخی دلایل آن عبارتند از:

•    از دست دادن قدرت و کنترل.
•    بیش از حد بودن مسئولیت های فعلی.
•    عدم آگاهی در مورد نیاز به تغییر.
•    ترس و شک.
•    امکان امتناع.
•    راحت بودن با وضعیت فعلی.

این نوع از ریسک های اجرای BPM را می توان با طرحی ساختار یافته برای مدیریت تغییر، کاهش داد.

 

منابع: 

https://jahanmodir.com/bpms-bpm-software/


آخرین ارسال ها

آخرین جستجو ها

صنعت ابتکاراستیل دستگاه حضور و غیاب همه چیز در مورد فرش دستباف دستگاه بن ماری فن باز اطلاعات تخصصی حوزه برنامه نویسی و سئو موسسه حقوقی و بین المللی سام خدمات لوله بازکنی24 اخبار صنعت ظروف یکبار مصرف